بسم الله الرحمن الرحيم

ما هي أداة التنظيم الوحيدة الأكثر فعالية؟ إذا كنت تتوقع أن هذه الأداة تتمثل في جهاز ما يتم شحن بطاريته كل فترة، أو في شئ يتمتع بذكاء صناعي، فكن مستعداً لهذه المفاجأة؛ فكلامنا هو عن القائمة، مجرد قائمة بسيطة. وأعدك بأنه بأقل القليل من الجهد والوقت ستحدث القائمة ثورة في حياتك.

يضطر الأشخاص الذين لا يستخدمون القوائم للاحتفاظ بكل المعلومات في عقولهم (أو تسجيلها على قطع صغيرة من الورق المتناثر الذي لا يتواجد قط حين يحتاجون إليه). هؤلاء الأشخاص يشبهون أجهزة الحاسب الآلي التي تشتمل على برامج فهرسة عالية الأداء تعمل مع نظام التشغيل وتؤثر على مدى كفاءة ذاكرة الجهاز وسرعته، فهناك شيئ ما بعقولهم يسبب لهم أرقاً دائماً: تذكر ذلك، لا تنس ذلك.. إلخ.

وهذا لا يتسبب فقط في عدم قدرتهم أحياناً على تذكر كل الأمور، بل يؤدي أيضاً إلى تقليل نسبة كفاءة أي عمل يحاولون القيام به.

إذا كان جزء من انتباهك منصرفاً نحو الماضي (شيئاً ما نسيت القيام به) أو المستقبل (الشئ الذي من المفترض أن تقوم به فيما بعد)، فهذا يعني أنك لا تبذل قصارى جهدك لتنفيذ المهمة الحالية. وتعمل القوائم على تصفية ذهنك من البنود التي لا تحتاج للتفكير فيها.

إذا لم تحتفظ بقوائم فستواجه بدائل أخرى متمثلة في الذهاب إلى المتجر لشراء أمر ما مثلاً، مع نسيان موعد لزيارة أحد أصدقائك أو سداد دين متأخرا عن موعده، ونسيان كون أحد موظفيك في إجازة خلال الاسبوع القادم... إلخ.

وهنا بعض الملاحظات فيما يتعلق بتطبيق وضع القوائم:

1- يجب وضع كل الملاحظات وكل أجزاء قائمتك في مكان واحد.
2- يجب أن تكون قادراً على الوصول إلى قائمتك حيثما كنت.
3- يجب أن تحتفظ بنسخة احتياطية لهذه القائمة.

يمكنك الاعتماد على حاسوبك الشخصي الذي تستخدمه يومياً للاحتفاظ بنسخة عن القوائم الأساسية أو الاحتياطية. وبحال السفر أو الذهاب إلى أماكن بعيدة أو الذهاب إلى السوق ينبغي طبع نسخة عن هذه القائمة. ويمكنك نقلها إلى هاتفك المحمول، خصوصاً أن الهواتف الذكية باتت تحوي الكثير من وسائط القراءة مثلها مثل جهاز الكومبيوتر.

هذا ويمكنك أن تكتب قائمتك بمفكرة أو مخطط يومي أو دفتر تدوين ملاحظات. قم بشراء المفكرة التي تعجبك من متجر القرطاسيات واصطحبها معك أينما ذهبت لتدون ملاحظاتك أو تعديلاتك على قوائمك، وهذا يساعدك على إضفاء نوع من السعادة الحسية على حياتك.

ماذا ندون في القائمة:

قم بتدوين كل ما تشعر بأنك تحتاج إليه أو ترغب في متابعته أو إنجازه في حياتك. دون كل شئ، وضع كل ما تكتبه في مكان واحد. ستجد أنك تدون بعض الملاحظات باختصار وعلى عجل هنا وهناك، لكن عليك أن تنقل كل ذلك لقائمتك الأساسية بأسرع ما يمكن. وأهم قاعدة يجب تذكرها هي أهمية وضع كل شئ في مكان واحد، فعندما تفعل ذلك، ستشعر بالأمان لتأكدك من أنك لن تنسى شيئاً ولن تترك عملاً بدون إنجاز. هذا ولا تقم بتدوين أي أمر لن تقوم بإنجازه.